En este artículo te enseñamos a personalizar tu conmutador telefónico CloudCall, para que aproveches al máximo las funciones que te damos. Cuando te entregamos tu servicio contiene una grabación por defecto que dice:
"Gracias por llamarnos for english dial 1, si conoce el número de extensión márquelo ahora o espere en la línea para ser atendido."
Para que creemos tu grabación personalizada por favor ve el siguiente video o lee el artículo debajo del video.
Los grupos de trabajo en tu conmutador telefónico son las opciones que te da a escoger un conmutador en el menú de voz que contesta la llamada (Ventas, Cobranzas, Recepción, etc).
Es muy importante que sepas cómo funcionan estos grupos para elegirlos correctamente porque tu servicio de conmutador CloudCall te da muchas posibilidades y opciones que puedes realizar con los Grupos de Trabajo como: pasar llamadas a otro Grupo cuando no contestan, desviarlas a un celular, la forma en que las llamadas suenan en las extensiones que pertenecen a un mismo grupo y muchas funciones más.
Un grupo de trabajo es un equipo de personas que atiende las llamadas que recibes, cada grupo puede tener una o varias extensiones. Una persona con su extensión puede pertenecer a varios Grupos de Trabajo.
Para definir tus Grupos es necesario pensar ¿cómo se van a atender tus llamadas? y también ¿qué necesitan las personas que me llaman? ¿en qué horarios podemos atender llamadas?
Por ejemplo, si en tu empresa tienes las siguientes áreas: Ventas, Cobranzas, Recepción y Soporte Técnico, deberás crear un menú de voz que los incluya a todos y considerar el horario de atención telefónica de forma que cuando una llamada se reciba funcione así tu menú de voz:
Elige qué extensiones van a pertenecer a tus Grupos de Trabajo, esto lo puedes modificar cuando quieras en el panel para Administrar tu Conmutador (en https:/miconmutador.mx), ahí también podrás elegir muchas opciones como anunciar la posición que tiene de espera, anunciar el tiempo promedio que va a tener que esperar, permitir que cada persona atienda varias llamadas a la vez y muchas más.
Ahora estás listo para crear el texto de tu grabación personalizada, si tu marca es difícil de pronunciar o poco usual por favor mándanos una grabación de voz leyendo tu marca de forma clara para que se lea como tú quieres. Por favor revisa cuidadosamente tu grabación antes de mandarla ya que no podemos repetirla sin costo en caso de que haya errores. Un ejemplo siguiendo el diagrama de arriba sería así:
Mensaje abiertoGracias por llamar a Grupo Empresarial, la mejor solución para su negocio. Si conoce el número de la extensión márquelo ahora, para ventas marque 1, atención a clientes marque 2, cobranzas marque 3 o marque cero para hablar con la operadora.
Mensaje opción inválidaLa opción que marcó es inválida, por favor escuche nuevamente las opciones de nuestro menú.
Mensaje cerradoEstá llamando a Grupo Empresarial, la mejor solución para su negocio. Nuestro horario de atención telefónica es de lunes a viernes de 9am a 6pm, por el momento nuestras oficinas están cerradas, para dejarnos un mensaje por favor marque uno.
Ahora estás listo para elegir un talento de voz de nuestro Catalogo de Voces, elige la voz que más te agrade y mándanos tu texto indicando el locutor que deseas.
Recuerda que dentro del panel para administrar tu conmutador telefónico hay muchas más opciones de las que puedes sacar provecho, te invitamos a visitarlo y conocerlas.
